Numa fusão ou aquisição, os contratos e as licenças Microsoft das duas empresas não se juntam sozinhos. Cada empresa continua com o seu contrato, o seu ambiente Microsoft 365 e as suas regras de renovação até que alguém decida o contrário. Tratar as licenças Microsoft na fusão como um tema do primeiro dia evita pagar em dobro por meses e deixar os times sem colaborar.
A assinatura do negócio costuma andar mais rápido que a TI. Enquanto o jurídico fecha o contrato de compra e o RH integra as equipes, o gestor de TI descobre que passou a cuidar de dois ambientes, cada um com o seu contrato e a sua data de renovação.
O que muda no contrato quando duas empresas viram uma?
A primeira descoberta sobre as licenças Microsoft na fusão é que cada empresa trouxe um modelo de contrato. Uma pode comprar licenças por um parceiro no modelo CSP, e a outra pode ter um contrato direto com a Microsoft. Os prazos, as datas de renovação e as regras para reduzir quantidade são diferentes em cada caso.
A regra de redução é o ponto que mais pesa. No modelo CSP, segundo a documentação do Partner Center, a quantidade de licenças pode ser reduzida só nos primeiros 7 dias depois que as licenças foram adicionadas. Passado esse prazo, a redução fica para a renovação. No contrato direto com a Microsoft, a remoção de licenças também tem uma janela de 7 dias depois da compra ou da renovação.
Na prática, se a empresa comprada renovou o contrato um mês antes da assinatura, as licenças dela ficam até a próxima renovação, mesmo que parte da equipe saia na integração. Saber essas datas antes de anunciar cortes muda o planejamento.
Dois ambientes Microsoft 365 continuam sendo dois ambientes
O segundo ponto é o ambiente. Cada empresa tem o seu tenant Microsoft 365, com os seus usuários e as suas políticas de segurança. A fusão no papel não muda nada disso.
Enquanto os ambientes ficam separados, a convivência tem custo:
- Os colaboradores das duas empresas trocam arquivos por e-mail ou por convite de convidado, porque não estão no mesmo diretório.
- As políticas de segurança são diferentes, e a mais fraca define o risco do grupo.
- O Copilot e as outras ferramentas de IA trabalham com o que está no ambiente de cada um, então o conhecimento da empresa comprada fica invisível para a outra.
A solução definitiva costuma ser a migração entre tenants, que leva usuários e dados para um ambiente só. Esse trabalho exige planejamento de sequência e de contingência, porque mexe no dia a dia de todos os usuários.
Licenças Microsoft na fusão: onde a empresa paga em dobro
O custo duplicado das licenças Microsoft na fusão aparece em três lugares.
Começa pelo colaborador que tem conta nos dois ambientes durante a transição. Ele precisa de licença em um deles para trabalhar e, muitas vezes, recebe licença nos dois.
Depois vêm as ferramentas sobrepostas. Uma empresa pode pagar por um produto de segurança ou de colaboração que a outra já tem dentro do pacote Microsoft. Se a TI não cruza as duas listas, o grupo mantém as duas assinaturas.
Por último, há os planos diferentes para a mesma função. Um analista da empresa compradora pode ter um plano mais completo que o analista da empresa comprada, ou o contrário. Na integração, essa diferença vira discussão de padrão, e a escolha errada multiplica o custo pelo número de usuários.
Um inventário das licenças das duas empresas é o primeiro entregável da TI na fusão. Ele mostra o tipo e o contrato de cada licença, com a data de renovação de cada um.
O que decidir sobre as licenças Microsoft na fusão antes de juntar os ambientes?
Antes de migrar qualquer caixa de e-mail, a TI precisa de quatro respostas para organizar as licenças Microsoft na fusão.
- Qual contrato fica. Pode ser o da compradora, o da comprada ou um novo, desenhado para o grupo, e a resposta depende do porte final e de como o grupo quer comprar daqui para frente.
- Qual tenant recebe os usuários. Em geral é o que tem a governança mais madura, mas domínio de e-mail e integrações com sistemas também pesam.
- Qual é o calendário. Uma renovação que cai no meio da migração pode prender licenças que deixariam de ser necessárias poucas semanas depois, por isso as duas agendas precisam andar juntas.
- O que acontece com os dados de quem sai. Contas de colaboradores desligados na integração guardam e-mails e arquivos que podem ser necessários por questões legais, e a decisão sobre retenção vem antes de qualquer exclusão.
Como a SLMIT conduz essa transição?
A SLMIT atua nas duas frentes que a fusão abre: o contrato e o ambiente.
Na frente do contrato, a gestão de contratos MCA e MCA-E da SLMIT acompanha as condições de uso e ajusta as licenças às mudanças do negócio, com a renovação preparada com antecedência. Com as licenças Microsoft na fusão mapeadas, a empresa chega à integração sabendo o que tem e quando pode mudar.
Na frente do ambiente, a migração entre tenants da SLMIT começa com um assessment dos dois ambientes, que mapeia identidades e licenças. Depois vem a migração validada, com governança no tenant de destino e suporte depois da virada. Foi esse o caminho de uma multinacional do setor de saúde que cresceu por aquisições e consolidou os seus ambientes num único tenant global.
Se a sua empresa acabou de assinar uma fusão ou está perto de assinar, converse com a SLMIT antes da próxima renovação de qualquer um dos contratos.
